Política de Tratamiento de Datos Personales
Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015 · Vigente desde el 23 de octubre de 2026 (actualizada el 25 de octubre de 2026)
1. Responsable del tratamiento
LEIDY VANESSA MENDEZ SANCHEZ, persona natural identificada con cédula de ciudadanía 1.121.936.920, domicilio en Villavicencio (Meta), dirección CL 39D # 25-33, CS 8, MZ Q, barrio Emporio, Villavicencio (Meta). Correo: procesiaco@gmail.com. Teléfono y WhatsApp: 312 658 8499.
2. Qué datos tratamos y en qué calidad
| Grupo de datos | Ejemplos | Calidad de Procesia |
|---|---|---|
| Usuarios de la plataforma | Nombre, correo, contraseña cifrada, firma a la que pertenece, rol, número de WhatsApp para avisos (si lo autoriza), aceptación de estos documentos, registros de uso | Responsable |
| Contacto comercial del Cliente | Nombre de la firma, persona de contacto, correo, teléfono, plan y pagos | Responsable |
| Información que la firma registra | Radicados, partes del proceso, despacho, cliente de la firma, notas, términos, documentos y nombres vigilados | Encargado, por cuenta de la firma |
Los nombres de las partes provienen de la información que publica la Rama Judicial. Procesia no pide datos sensibles. Si una firma los incluye en notas o documentos, lo hace bajo su responsabilidad y con la autorización que corresponda.
3. Finalidades
- Crear y administrar cuentas, autenticar usuarios y permitir el trabajo en equipo dentro de la firma.
- Prestar el servicio: consultar la Rama Judicial, mostrar actuaciones, calcular términos, agendar audiencias, vigilar nombres y generar informes.
- Enviar avisos del servicio por correo o WhatsApp, según elija cada usuario: actuaciones nuevas, audiencias, términos próximos a vencer, procesos nuevos de nombres vigilados, vencimiento del plan y cambios en estos documentos.
- Mostrar al cliente del abogado, cuando la firma comparte un enlace de seguimiento, los datos públicos de ese proceso (sin notas, documentos ni datos del equipo).
- Atender soporte, consultas y reclamos; facturar y cobrar los planes contratados; administrar el programa de referidos.
- Proteger la seguridad de la plataforma y cumplir obligaciones legales.
- Enviar información comercial de Procesia, solo si el titular lo autoriza. Puede retirar esta autorización en cualquier momento.
La información que la firma registra se usa solo para prestarle el servicio a esa firma. Procesia no la vende, no la comparte con otras firmas y no la usa para fines propios. El número de WhatsApp se usa únicamente para los avisos que el usuario autorizó, y puede quitarse en Procesia → Equipo → Mis avisos.
4. Derechos de los titulares
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; pedir prueba de la autorización otorgada; saber qué uso se ha dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite ante Procesia; revocar la autorización o pedir la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo; y acceder gratis a sus datos.
5. Cómo presentar una consulta o un reclamo
Escribe a procesiaco@gmail.com con tu nombre, identificación, la descripción de lo que pides, una dirección o correo para responderte y los documentos de soporte.
| Trámite | Plazo de respuesta | Prórroga máxima |
|---|---|---|
| Consulta (conocer tus datos) | 10 días hábiles desde que la recibimos | 5 días hábiles más, avisando el motivo |
| Reclamo (corregir, actualizar, suprimir, revocar o reportar un incumplimiento) | 15 días hábiles desde el día siguiente a recibirlo | 8 días hábiles más, avisando el motivo |
Si un reclamo está incompleto, te pediremos lo que falta dentro de los 5 días siguientes. Si en 2 meses no lo envías, se entenderá que desististe. Mientras se resuelve, el dato quedará marcado como “reclamo en trámite”. Si el reclamo es sobre datos que una firma registró, Procesia lo trasladará a la firma responsable en máximo 2 días hábiles y te avisará.
6. Proveedores y transferencias internacionales
| Proveedor | Uso | Ubicación de los servidores |
|---|---|---|
| Supabase | Base de datos, autenticación y archivos | Estados Unidos |
| Netlify | Publicación de la página web | Estados Unidos |
| Brevo | Envío de avisos por correo | Unión Europea |
| Meta (WhatsApp Business) | Envío de avisos por WhatsApp, solo a quien lo autoriza | Estados Unidos y otros países |
| Inicio de sesión con Google (opcional), correo de atención | Estados Unidos y otros países |
Estos proveedores actúan como encargados y tratan los datos solo para prestar su servicio.
7. Seguridad
- Las conexiones van cifradas (HTTPS) y las contraseñas se guardan cifradas.
- Cada firma solo puede ver su propia información; la base de datos lo impone con reglas de acceso por firma.
- Los enlaces de seguimiento y de calendario son privados y aleatorios; la firma puede desactivarlos o cambiarlos cuando quiera.
- Si ocurre un incidente de seguridad, Procesia avisará a los afectados y a la SIC, cuando corresponda.
8. Conservación, menores y vigencia
Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables o contractuales. Después se eliminan conforme a la sección 10 de los Términos y Condiciones. Procesia está dirigida a profesionales y no recoge a sabiendas datos de menores de edad como usuarios.
Esta política rige desde el 23 de octubre de 2026. Los cambios importantes se comunicarán por correo o dentro de la plataforma antes de aplicarse.